Wenn der Rekrutierungsprozess zu lange dauert, hat dies negative Auswirkungen u.a. auf die steigenden Rekrutierungskosten und die Kandidatenqualität.

Rekrutierung ist ein Zeitfresser. Gut organisiert kostet sie weniger (Bildquelle: www.pixabay.com, Grafik: Steve Watts)

Die Rekrutierungsschritte, die die Time-to-Hire am ehesten verlangsamen, sind üblicherweise die Folgenden:

• Genehmigungsverfahren bzgl. neuer Job-Anforderungen
• Lebenslauf Screenings
• Koordination & Planung von Kandidateninterviews
• Neuaufnahme bei der Wiederöffnung einer Position mit realistischeren Anforderungen

Hinzutreten weitere Schritte, die den Rekrutierungsprozess deutlich verlangsamen können, wie z.B.: die benötigte Zeit um qualifizierte Kandidaten zu finden, Einzel-und Gruppen-Interview-Runden, die die Angebotserstellung sowie teilweise unentschlossen agierende Fachbereichsleiter in den Unternehmen.

Was ist zu tun?

Die Massnahmen, die zur Beschleunigung des Rekrutierungsprozesses von HR-Fachleuten am häufigsten getroffen werden, sind:

• Führen sie Rekrutierungsschritte gleichzeitig oder im Voraus durch (z.Bsp. das Einholen von Referenzen)
• Entfernen oder verkürzen sie einige Schritte je nach Dringlichkeit ohne, dass nachteilige Auswirkungen auf die Rekrutierungsqualität entstehen (z.Bsp. Verkürzung des ersten Interviews per Telefon oder Videocalls)
• Stellen sie mehr Ressourcen bereit oder denken sie an eine bessere Organisation für die zeitaufwendigsten Schritte (z.B. verkürzen sie die Interviewplanung mit einem hinterlegten ‚Shared-Calendar System‚, damit Bewerbende ihre Verfügbarkeit ihre Terminverfügbarkeit den Rekrutierenden anpassen müssen).

In der Tat tragen diese Massnahmen dazu bei, den Rekrutierungsprozess schlanker, effizienter, schneller und so kürzer zu machen. Hier nun einige weitere Empfehlungen, an die man im ersten Schritt nicht denkt, welche aber trotzdem sehr effektiv sein können:

Das Finden der richtigen Person kann dauern (Bildquelle: www.pixabay.com, Grafik: Steve Watts)

Wiederkehrende, offene Positionen:

• Für solche Positionen können Sie einen Kandidaten/-innen-Pool erstellen und passive Kandidaten/-innen einstellen, sobald diese wechselwillig sind. Während die ‚Time-to-hire‘ reduziert wird, sind sie der Konkurrenz einen Schritt voraus
• Stellen sie Mitarbeitende ein, wenn die Konkurrenz Einstellungsstops verhängt (z.Bsp. ‚Hiring freeze‘, Restrukturierungsphasen, Fusionen usw.). Auf diese Weise finden sie mehr qualifizierte Kandidaten/-innen in von ihnen fokussierten Jobbereichen.

Kommunizieren Sie intern über Einstellungszeiten, um die Time-to-Hire zu verbessern:

• Messen sie Einflussfaktoren der ‚Time-To-Hire‘ und teilen sie diese den Fachbereichen und Rekrutierungsverantwortlichen mit. Zögern sie nicht, auch Reporting-Tools und Service-Level-Agreements zu etablieren, um die Einstellungszeit nachhaltig zu reduzieren.

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Bemühen sie ihre besten Recruiter/-innen, sobald es nötig ist:

• Für schwer zu besetzende Positionen können sie die Organisation des Rekrutierungsteams ändern und ihre „besten“ Recruiter/-innen einsetzen.
• Zögern sie nicht, mit einem professionellen RPO Anbieter eine RPO Partnerschaft zu beraten (Recruitment Process Outsourcing). Die Reduzierung der Einstellungszeit ist einer der Haupterfolgsfaktoren einer RPO Lösung.

Mit diesen einfachen Massnahmen können sie die ‚Time-to-hire‘ massiv verkürzen und Geld sparen.