Das Recruiting ist eine hektische Tätigkeit. Gefühle können schnell verletzt werden. Das Positive kann mitunter ins Negative kehren und einen grossen Scherbenhaufen hinterlassen. Daher gibt es in diesem Prozess viele entscheidende Momente, die den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens massgeblich mitbeeinflussen können.

Das Vorstellungsgespräch, die Entscheidung über den besten Kandidaten oder die beste Kandidatin, das Angebot und die Vertragsverhandlungen sind oft die prominenteren Phasen, die im Rampenlicht stehen. Doch eine Phase, die ebenso wichtig ist und trotzdem oft extrem unterschätzt wird, sind die Absagen an die Bewerbenden. Was oft als blosses ‘Nein’ wahrgenommen wird, kann weitaus mehr bedeuten. Absagen sind heikel.

In einer zunehmend digitalen Welt, in der Transparenz und unmittelbares Feedback erwartet werden, können schlechte Absagen weitreichende Konsequenzen haben. Sie können nicht nur den Ruf des Unternehmens beschädigen, sondern auch die Beziehung zu den Bewerbenden langfristig negativ beeinflussen.

Bei Plattformen wie LinkedIn, Kununu und Glassdoor, auf denen mit Leidenschaft jede persönliche Erfahrung in den Bewerbungsprozessen mit Unternehmen öffentlich geteilt wird, kann eine schlechte, kühle, respektlose oder frech formulierte Absage schnell für negative Schlagzeilen sorgen und die Reputation des Unternehmens über Nacht dauerhaft schädigen. Deshalb ist es unerlässlich, Absagen so zu gestalten, dass sie nicht nur den Anforderungen der Formalität entsprechen, sondern den Bewerber oder die Bewerberin auch emotional respektieren.

In diesem Text werden wir nicht nur die Bedeutung und die psychologischen Auswirkungen einer Absage vertiefen, sondern auch konkrete Tipps und Praxisbeispiele geben, wie Absagen so formuliert werden können, dass sie sowohl für das Unternehmen als auch für den Bewerber ein positives Erlebnis sind – auch wenn es um eine Ablehnung geht. PersonalRadar will aufzeigen wie Unternehmen durch Einfühlungsvermögen und Offenheit im Absageprozess nicht nur ihre Marke stärken, sondern auch eine dauerhafte positive Beziehung zu den Bewerbenden aufbauen können – selbst wenn sie diesmal nicht erfolgreich sind.

Absage als Moment der Wahrheit

Bevor wir uns den praktischen Aspekten der Absage widmen, lohnt es sich, den psychologischen Hintergrund dieser Entscheidung zu verstehen. Eine Absage ist nicht nur eine formelle Mitteilung über den Ausgang eines Bewerbungsprozesses. Für den Bewerber oder die Bewerberin ist sie häufig ein Moment tiefgreifender emotionaler Reaktion. Der Bewerbungsprozess ist mehr als ein reines ‘Abklopfen’ der Qualifikationen. Er ist auch eine persönliche Reise, auf der der Bewerber ein Stück seiner Identität, seiner Ambitionen und seiner beruflichen Selbstwahrnehmung preisgibt.

Die Ablehnung kann daher in vielerlei Hinsicht als ein ‘schmerzlicher Moment’ empfunden werden. Bewerbende sehen sich möglicherweise mit Gefühlen der Enttäuschung, Selbstzweifel oder sogar der Ablehnung konfrontiert. Diese psychologische Dimension darf niemals unterschätzt werden. Wird dieser heikle Moment der Zurückweisung oder Enttäuschung nicht behutsam behandelt, kann sie vormals positiv schnell zu einem negativen Bild zulasten des Unternehmens ändern. Ein Unternehmen, das nicht in der Lage ist, eine wertschätzende Absage zu formulieren, hinterlässt möglicherweise den Eindruck von Unprofessionalität oder mangelnder Empathie.

Die Abweisung ist eine Entscheidung, die, wenn sie schlecht gehandhabt wird, nicht nur den einzelnen Bewerber, sondern auch das ganze Talentnetzwerk negativ beeinflussen kann.

Negative Mundpropaganda, schlechte Bewertungen auf Plattformen und enttäuschte Bewerbende, die in Zukunft nie wieder bei dem Unternehmen anklopfen – all das sind mögliche Konsequenzen einer schlecht formulierten Absage. Ein Minenfeld!

Doch eine Absage ist nicht immer das endgültige ‘Ende’. Sie ist eine Gelegenheit, Bewerbenden zu zeigen, dass das Unternehmen auf faire, menschlich anständige ‘Absage-Qualität’ und Respekt setzt – auch in schwierigen Momenten.

Eine gut formulierte Absage öffnet nicht nur die Türen für zukünftige Bewerbungen, sondern lässt den Bewerbenden das Unternehmen als fairen, transparenten und menschlichen Arbeitgeber wahrnehmen.

Die Bedeutung von Dankbarkeit und Wertschätzung

Der erste Schritt bei der Gestaltung einer respektvollen und empathischen Absage ist das Zeigen von Dankbarkeit. Der Bewerber hat in der Regel erhebliche Zeit und Energie investiert, um sich auf die Position zu bewerben. Oft müssen für eine Bewerbung viele Hürden überwunden werden – vom Erstellen eines ansprechenden Lebenslaufs bis hin zur Vorbereitung auf Interviews oder Tests. Diese Anstrengungen verdienen Anerkennung. Wird diese Wertschätzung in der Absage nicht zum Ausdruck gebracht, kann der Bewerber das Gefühl bekommen, dass seine Bemühungen ignoriert oder abgewertet wurden.

Wenn ein Unternehmen von sich aus ein Gefühl der Dankbarkeit vermittelt, wird die Absage weitaus leichter akzeptiert und Bewerbende bleiben eher offen für zukünftige Möglichkeiten. Es ist daher entscheidend, zu Beginn der Absage klar und unmissverständlich zu vermitteln, dass das Engagement geschätzt wird – unabhängig vom Ausgang.

Beispiel aus der Praxis:

Statt: ‘Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden haben.’

Besser: ‘Vielen Dank für Ihre Bewerbung und das Interesse an unserer offenen Position. Es war uns eine Freude, Ihre Unterlagen zu prüfen und Ihre beruflichen Erfahrungen kennenzulernen. Wir wissen den Aufwand und die Zeit, die Sie in den Bewerbungsprozess investiert haben, sehr zu schätzen.’

Hiermit wird Bewerbenden klar signalisiert, dass der gesamte Bewerbungsprozess respektiert wird. Sie fühlen sich als Menschen besser wertgeschätzt und haben nicht das Gefühl, einfach eine anonyme, seelenlose Nummer zu sein.

Ehrlichkeit in der Absage: Vertrauen aufbauen

Ehrlichkeit ist ein weiteres Schlüsselelement einer respektvollen Absage. Viele Unternehmen scheuen sich davor, detaillierte Erklärungen für ihre Entscheidung zu geben, aus Angst, den Bewerbenden zu viel von den internen Entscheidungsprozessen preiszugeben. Warum denn? Die Wahrheit ist, dass kluge und ehrliche Offenheit nicht nur das Vertrauen in die Entscheidung des Unternehmens stärkt, sondern auch den Bewerbenden hilft, die Ablehnung besser zu verstehen.

Eine nachvollziehbare Absage zeigt Bewerbenden, dass sie nicht einfach ‘abgelehnt’ wurden, weil sie nicht gut genug waren, sondern weil die Anforderungen der Position vielleicht nicht exakt dem jeweiligen Profil übereinstimmten. Dies hilft, die Enttäuschung zu lindern und stellt sicher, dass Bewerbende keine negativen Schlussfolgerungen über sich selbst oder das Unternehmen ziehen.

Beispiel aus der Praxis:

Statt: ‘Wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden.’

Besser: ‘Nach gründlicher Prüfung aller Bewerbungen haben wir uns für einen anderen Bewerber entschieden, dessen berufliche Erfahrungen und Qualifikationen besser auf die aktuellen Anforderungen der Position abgestimmt sind. Diese Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen, da wir Ihre Qualifikationen und Erfahrungen sehr geschätzt haben.’

Diese Art der Erklärung schafft ein höheres Mass an Vertrauen, da Bewerbende besser nachvollziehen können, dass die Entscheidung aufgrund von objektiven Kriterien und nicht aufgrund persönlicher Vorlieben oder Unklarheiten getroffen wurde.

Die Zukunft im Blick: Perspektiven eröffnen

Eine Absage ist kein endgültiges ‘Ende’. Die Türen für zukünftige Möglichkeiten sollten niemals geschlossen werden. Selbst wenn Bewerbende in diesem Moment nicht die ideale Wahl für die Position waren, bleiben sie möglicherweise für zukünftige Vakanzen relevant. Eine Absage bietet daher auch eine Gelegenheit, eine langfristige Beziehung mit diesen zu pflegen.

Ein respektvoller und zukunftsorientierter Umgang mit Absagen kann dazu führen, dass Bewerbende sich bei zukünftigen Gelegenheiten wieder bei dem Unternehmen bewerben und dann vielleicht viel besser ins Gefüge passen. Auch Bewerbende, die eine negative Erfahrung mit einem Unternehmen machen, können bei positiv besetzter Kommunikation der Absage ihre Meinung ändern und in Zukunft eine neue Chance in Betracht ziehen.

Beispiel aus der Praxis:

Statt: ‘Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre zukünftigen beruflichen Wege.’

Besser: ‘Auch wenn wir uns in diesem Fall für einen anderen Bewerber entschieden haben, möchten wir Sie ermutigen, uns auch in Zukunft im Auge zu behalten. Wir würden uns freuen, Sie bei einer anderen passenden Gelegenheit erneut in Betracht zu ziehen und hoffen, dass Sie uns als potenziellen Arbeitgeber weiterhin im Blick behalten.’

Solche Formulierungen sind nicht nur respektvoll, sondern signalisieren, dass Bewerbende auch in Zukunft wertgeschätzt werden und das Unternehmen die Möglichkeit einer Zusammenarbeit nicht ausschliesst. Dies kann besonders wichtig sein, wenn der Bewerbende als talentiert wahrgenommen werden und potenziell in einer anderen Position erfolgreich sein könnten.

Wie Unternehmen Absagen systematisch verbessern können

Es ist eine der unerklärten Wahrheiten im Recruiting, dass Unternehmen oft zu viel Zeit und Energie in die Auswahl und das Interviewing von Kandidat:innen investieren, aber viel zu wenig in die Absagephase. Die Absage wird häufig als lästige, doofe und unnötige Routineaufgabe wahrgenommen, die schnell erledigt werden muss. Doch wer diesen Prozess nicht ernst nimmt, verpasst eine wertvolle Gelegenheit, die Arbeitgebermarke des Unternehmens zu stärken und einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Ein durchdachter Absageprozess beginnt schon bei der Vorstellung der Stelle und setzt sich während des gesamten Rekrutierungsprozesses fort. Unternehmen sollten sicherstellen, dass Bewerbende unabhängig von ihrer Bewerbungserfahrung respektvoll behandelt werden. Ein standardisiertes Verfahren, das auf Wertschätzung, Transparenz und zukünftigen Perspektiven basiert, ist dabei von entscheidender Bedeutung.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, wenn Unternehmen regelmässig ihre Absageprozesse evaluieren und anpassen:

• Wie reagieren Bewerbende auf Absagen?
• Gibt es Muster, in denen diese besonders enttäuscht oder verwirrt reagieren?
• Sind die Absagen in einer Art und Weise formuliert, die sowohl professionell als auch respektvoll sind?

Solche regelmässigen Überprüfungen helfen dabei, den Absageprozess kontinuierlich zu verbessern und sicherzustellen, dass er den Bedürfnissen des Unternehmens und der Bewerber gerecht wird.

Fazit: Absagen als Chance für langfristigen Erfolg

Die Absage ist mehr als nur ein notwendiges Übel im Recruiting-Prozess – sie ist eine grosse Chance, die langfristige Beziehung zu potenziell zukünftigen Mitarbeitenden zu gestalten und aufrecht zu eerhalten. Eine wohlüberlegte Absage, die Wertschätzung, Transparenz und Zukunftsperspektiven vereint, zeigt, dass das Unternehmen nicht nur die Fähigkeiten der Bewerbenden anerkennt, sondern auch deren Zeit und Mühe schätzt.

Unternehmen, die es verstehen, Absagen respektvoll zu kommunizieren, gewinnen nicht nur das Vertrauen der abgelehnten Bewerbenden, sondern steigern auch ihre Markenbekanntheit und die Wahrnehmung als fairer und empathischer Arbeitgeber.