Ohne E-Mails würde die Welt ganz anders ticken. Sie haben vieles erleichtert, können aber auch zu einer Plage werden. Der Schriftverkehr hat sich jedoch fundamental verändert. Ein grosser Teil der Korrespondenz wird auf dem elektronischen Weg versendet.

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Vieles wird als Selbstverständlichkeit erwartet. Der Umgang mit der elektronischen Korrespondenz wird jedoch immer permissiver. Nicht alles ist wirklich erlaubt. Gerade als Personaldienstleister oder Mitarbeitende/r einer Personalabteilung gibt es jedoch sehr wichtige Grundregeln wie folgt zu beachten:

Eigener Absender

Im geschäftlichen Umgang ist es wichtig, dass die Mailadresse Ihren wirklichen Namen enthält. Fantasie-, Kose- und Spitznamen gehören nicht in den geschäftlichen E-Mailkontakt. Achten Sie unbedingt darauf, dass ihr Vor- und Familiename in der sogenannten Von-Zeile steht. Das kann man übrigens ganz einfach in der Konfiguration des Mail-Programms einstellen.

Betreffzeile

Geben Sie immer in der Betreffzeile der Grund der Mail an! Die Empfangenden sollen schliesslich sofort wissen um was es geht.

Mailinhalt

Unterteilen Sie lange Mails in logische Absätze und Abschnitte. Gut strukturierte Texte lassen sich leichter lesen, wirken attraktiver und können besser erfasst werden.  Machen Sie zudem kurze Sätze und achten sie auf Rechtschreibung, Grammatik und Duktus. Nichts kann so schnell einen schlechten Eindruck machen, wie ein Mailtext im ‚Mickey-Mouse-Stil’.

Signatur

Die Signatur muss ihren Namen, ihre Adresse und wenn vorhanden ihre Webseite enthalten. Handelt es sich um eine geschäftliche Mail, dann ist unbedingt darauf acht zu geben, dass Sie auf das in ihrem Unternehmen vorgegebene Corporate Design Rücksicht nehmen. Privatleute, die sich an eine Firma wenden, sich bewerben oder eine Auskunft von Seiten einer offiziellen Stelle wünschen, sollten auch ihre komplette Adresse mit Telefonnummer angeben.

CC (Carbon Copy) und BCC (Blind Carbon Copy)

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Setzen Sie CC sparsam ein, auf BCC sollten Sie im Geschäftsleben möglichst verzichten. Wenn sie eine Mail erhalten, in der noch weitere Personen auf CC gesetzt sind, können Sie beim Antworten diese erneut auf CC setzen, sollten die Empfangenden Ihre Antwort unbedingt erhalten. Ansonsten lassen Sie die Finger davon. Die meisten sind froh, dass sie nicht über jeden Mist informiert werden. Die Informations- und Reizüberflutung ist schon gross genug. BCC ist eigentlich ein starker Verstoss gegen die guten Geschäftsregeln und gehört nicht zur feinen E-Mailkommunikation. Sollten Sie jemanden auf Ihren Mailverkehr aufmerksam machen wollen, leiten Sie die Mail an den Betreffenden weiter und erläutern klar, wieso Sie wollen, dass die betreffende Person auch diese ganz spezifische Mail erhalten muss. Ehrlichkeit ist wichtig. Das Spielen mit gezinkten Karten lohnt sich nicht. Zudem wird der geschäftliche Mailverkehr meistens für eine Weile gespeichert.

Rechtschreibung, Grammatik und Duktus (persönlicher Sprachstil)

Eine E-Mail sollte mit der gleichen Sorgfalt geschrieben werden, wie ein privater oder ein geschäftlicher Brief. Schliesslich werden Sie mit dem Inhalt identifiziert, meistens auch danach eingeschätzt wie auch eingeordnet. Schreiben und formulieren sie daher unbedingt in ganzen Sätze, achten sie auf Gross- und Kleinschreibung, gehen sie sparsam mit Abkürzungen um und prüfen Sie am Schluss die Rechtschreibung und die Grammatik. Hierzu bietet Outlook ein Korrekturprogramm. Das hilft Ihnen einfach die Fehler schneller zu finden. Aber denken müssen Sie immer noch selber.  Verwenden von Worten in Grossbuchstaben (gilt als Schreien) sowie sogenannte ‚Emoticons’ sind infantil, unerwünscht und gehören in keinen Geschäftsbrief.

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