In Unternehmen auf der ganzen Welt sind Meetings eine alltägliche Realität. Dennoch stellt sich zunehmend die Frage: Sind sie wirklich notwendig? Die harte Wahrheit lautet: Nein, die meisten Meetings sind nicht nur unnötig, sondern direkt schädlich für die Produktivität und Kreativität in den Unternehmen.

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Seit dem Beginn der Pandemie ist die Anzahl der Meetings pro Person explodiert. Diese Echtzeit-Zusammenarbeit – so sehr sie auch der Absprache dient – hat viele negative Effekte. Sie kostet Zeit, Energie, Geld und vor allem Fokus.

Das führt uns zu einer entscheidenden Frage: Warum verschwenden wir so viel Zeit in Meetings, wenn es effizientere Wege der Zusammenarbeit gibt?

Meetings als Bremsklotz für die Wissensvermittlung

Meetings sind nicht nur zeitaufwendig, sie sind auch für die Wissensvermittlung ungeeignet. Unser Gehirn verarbeitet Informationen unterschiedlich, abhängig davon, ob wir sie hören, lesen oder sehen. Beim Lesen nehmen wir Informationen viel schneller auf als beim Zuhören.

Tatsächlich können wir etwa viermal schneller lesen als hören. Doch wie oft sitzen wir in Meetings, in denen Informationen mündlich präsentiert werden – oft unstrukturiert und verwirrend?

Nehmen wir als Beispiel ein mittelständisches IT-Unternehmen. Statt stundenlange Meetings zu veranstalten, um technische Updates zu teilen, könnte der Verantwortliche einfach eine E-Mail mit den neuesten Informationen schicken. Das gesamte Team könnte die E-Mail innerhalb weniger Minuten lesen und in Ruhe auf die relevanten Details zugreifen. So bleibt mehr Zeit, sich den eigentlichen Aufgaben zu widmen, anstatt im Meeting Raum aneinander vorbeizureden.

Die Vorstellung, dass Meetings unverzichtbar sind, beruht auf der Annahme, dass face-to-face-Kommunikation besonders effizient sei. Doch in Wirklichkeit ist das Gegenteil der Fall. Durch die Beschränkung auf gesprochene Sprache geht viel Informationswert verloren.

Studien haben gezeigt, dass wir nur einen Bruchteil dessen, was wir hören, wirklich behalten. Hinzu kommt, dass in Meetings oft Unklarheiten nicht sofort aufgeklärt werden, sondern sich durch Missverständnisse fortsetzen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein grosses Unternehmen beschliesst, ein wichtiges IT-Projekt in einer Reihe von Meetings zu planen. Trotz der Tatsache, dass zahlreiche Experten beteiligt sind, bleibt vieles unklar, weil in den Besprechungen nicht alle Details erfasst werden. Informationen werden wiederholt, anstatt strukturiert erfasst zu werden. Am Ende stellt sich heraus, dass ein schriftlicher Projektplan, der über E-Mails und digitale Tools geteilt worden wäre, effizienter gewesen wäre.

Die Illusion der Echtzeit-Zusammenarbeit

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Viele Unternehmen glauben fälschlicherweise, dass Zusammenarbeit immer Echtzeit-Kommunikation erfordert. Dieser Ansatz führt zu einer Kultur, in der ständige Besprechungen als unverzichtbar angesehen werden. Doch dabei wird übersehen, dass diese synchrone Kommunikation extrem ineffizient ist.

Synchrone Kommunikation, also die zeitgleiche Interaktion wie in Meetings, ist langsam. Wir sprechen schneller, als wir zuhören können, und obwohl wir Informationen besser verarbeiten, wenn wir sie lesen, werden Meetings immer noch als der Hauptkanal zur Wissensverbreitung genutzt. Stattdessen gibt es einen einfacheren, schnelleren und effizienteren Weg: asynchrone Kommunikation.

Echtzeitkommunikation ist mit vielen Nachteilen verbunden: Es erfordert von allen Beteiligten, zur gleichen Zeit verfügbar zu sein, was die Flexibilität im Arbeitsalltag drastisch reduziert. Besonders in global agierenden Unternehmen mit Mitarbeitenden in verschiedenen Zeitzonen wird diese Art der Zusammenarbeit schnell unpraktikabel. Wenn beispielsweise Teams in Europa, Amerika und Asien an einem Projekt arbeiten, wird die Abstimmung in Echtzeit zu einem logistischen Alptraum.

Asynchrone Kommunikation: Der unterschätzte Gamechanger

Was bedeutet asynchrone Kommunikation konkret? Anstatt alle Beteiligten in ein und demselben Moment an denselben Ort zu bringen – physisch oder virtuell – arbeiten Menschen in ihrem eigenen Tempo, unabhängig voneinander. Die Informationen werden schriftlich oder in digitaler Form bereitgestellt, und jeder kann sie abrufen, wann es ihm oder ihr am besten passt.

Ein Beispiel: In einem grossen Beratungsunternehmen arbeiten Teams oft an verschiedenen Standorten und Zeitzonen. Hier wäre es ein Albtraum, Meetings zu koordinieren, die für alle Teilnehmer passen. Durch asynchrone Kommunikation könnten die Teams in einer geteilten Cloud-Dokumentation ihre Beiträge jederzeit hinzufügen. Jeder greift darauf zu, wann es passt, und konzentriert sich auf seine spezifischen Aufgaben. Ein wöchentlicher Abstimmungsanruf reicht dann aus, um grössere Entscheidungen zu treffen.

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Das Ergebnis? Mehr Flexibilität und weniger Stress, denn niemand muss an einem festen Zeitpunkt präsent sein, um zu einem Meeting zu erscheinen. Stattdessen erfolgt die Zusammenarbeit organisch, ohne Unterbrechungen.

Asynchrone Kommunikation bedeutet auch, dass Mitarbeitende ihre Arbeit in einem Zustand höherer Konzentration erledigen können. Ohne die ständigen Unterbrechungen von Meetings können sie länger in den sogenannten ‚Flow-Zustand‘ eintreten – jenem Zustand, in dem sie vollständig in ihre Aufgaben vertieft sind und effizienter arbeiten.

Introvertierte profitieren von der asynchronen Kommunikation

Einer der grössten Vorteile der asynchronen Kommunikation ist, dass sie die Chancengleichheit unter den Mitarbeitenden fördert. In Meetings haben oft die extrovertiertesten Teilnehmer das Sagen. Sie dominieren das Gespräch, während introvertierte Kolleg:innen möglicherweise ihre besten Ideen nicht zum Ausdruck bringen. Diese Dynamik führt dazu, dass wertvolle Beiträge oft untergehen.

Nehmen wir an, eine Marketingabteilung arbeitet an einer neuen Kampagne. Im Meeting wird eine Idee präsentiert, und die lauteren Stimmen übertönen die ruhigeren Kollegen. Tage später fällt einem introvertierten Teammitglied eine brillante Idee ein, aber das Meeting ist vorbei und die Gelegenheit vertan. Bei asynchroner Kommunikation hingegen kann diese Person ihre Ideen schriftlich festhalten und so den kreativen Prozess wesentlich bereichern.

Studien belegen, dass asynchrone Arbeit zu einer vielfältigeren Ideenfindung führt, da jeder seine Gedanken in Ruhe entwickeln und formulieren kann. Diese Arbeitsweise erlaubt es allen Teammitgliedern, auf ihre Art und Weise zum Erfolg beizutragen. Die besten Ideen kommen oft dann, wenn Menschen Zeit haben, sie in Ruhe zu durchdenken – und nicht unter dem Druck eines 30-minütigen Meetings.

Wie asynchrone Arbeit den Stress im Job reduziert

Die Pandemie hat uns gelehrt, dass ständige Erreichbarkeit und immerwährende Meetings zu Erschöpfung führen. Mitarbeiter sind durch die vielen Meetings gestresst und erschöpft.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein grosses Tech-Unternehmen beschloss, die Zahl der Meetings drastisch zu reduzieren und auf asynchrone Arbeitsmethoden umzusteigen. Die Entwicklerteams kommunizieren nun grösstenteils über Tools wie Slack und Confluence. Die Ergebnisse? Deutlich weniger Burnout, gesteigerte Produktivität und höhere Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden. Sie können Pausen einlegen, wann sie möchten, ohne das Gefühl zu haben, ständig verfügbar sein zu müssen.

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Ein weiterer Aspekt, der oft übersehen wird, ist die Reduktion von Stress durch weniger Unterbrechungen. Wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeit flexibler gestalten können und nicht ständig in Meetings gezogen werden, sind sie weniger anfällig für Burnout. Sie können ihre Aufgaben in Blöcken erledigen, die ihnen am besten passen, und sich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren, bevor sie zur nächsten übergehen.

Asynchrone Arbeit fördert Verantwortung und Transparenz

Eine weitere Stärke der asynchronen Arbeit liegt darin, dass sie das Verantwortungsbewusstsein und die Transparenz in Teams fördert. Anstatt darauf zu warten, dass jemand die benötigten Informationen in einem Meeting vorträgt, sind die Mitarbeitenden selbst dafür verantwortlich, die Informationen zu beschaffen, die sie für ihre Arbeit brauchen.

Stellen wir uns ein Finanzteam in einem internationalen Konzern vor. Früher wurden wichtige Zahlen in Meetings diskutiert, und wer nicht anwesend war, musste sich später durchfragen. Jetzt sind alle Dokumente zentral verfügbar, und jeder kann darauf zugreifen, wann es passt. Niemand muss mehr darauf warten, dass Informationen geliefert werden. Dadurch wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Eigenverantwortung jedes Einzelnen gestärkt.

Meetings als seltene, wertvolle Ressource

Das bedeutet jedoch nicht, dass Meetings komplett abgeschafft werden sollten. Sie sollten aber zu einer raren, wertvollen Ressource werden – etwas, auf das man sich freut, weil man weiss, dass es wirklich notwendig ist.