Formlose Kündigungen – ein unterschätztes Risiko für Arbeitgeber? Ein kürzliches Urteil des Bundesgerichts (BGE 4A_55/2023 vom 25. März 2024) hat gezeigt, wie gefährlich es für Unternehmen sein kann, eine Kündigung nicht schriftlich zu bestätigen.

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Im Fokus des Falles: eine Arbeitgeberin, die einem Mitarbeiter über das Telefon kündigte und später in einem teuren Rechtsstreit endete, weil der Mitarbeiter diese Kündigung bestritt und erfolgreich auf Lohnnachzahlung klagte. Der Fall wirft die Frage auf: Können Unternehmen es sich leisten, Kündigungen ohne schriftlichen Beweis auszusprechen? Ein tieferer Blick in die Praxis zeigt, dass die Antwort meist ‚Nein‘ lautet.

Der Fall im Detail: Was geschah?

Ein Arbeitnehmer trat im Mai 2018 eine Stelle als Broker an, wurde jedoch einige Monate später – nach Aussagen der Arbeitgeberin – telefonisch gekündigt. Der Mitarbeiter war zu diesem Zeitpunkt krank und wollte klären, ob ein ärztliches Attest notwendig sei.

Die Arbeitgeberin antwortete, dass eine solche Bescheinigung nicht erforderlich sei, da das Arbeitsverhältnis bereits einige Monate zuvor während der Probezeit telefonisch beendet worden sei.

Der Mitarbeiter bestritt, dass eine solche Kündigung jemals stattgefunden hatte, und klagte auf Lohnnachzahlung. Die Vorinstanz gab ihm recht, und das Bundesgericht bestätigte diese Entscheidung schliesslich mit folgender Begründung: Der Arbeitgeber konnte den Zeitpunkt und die Tatsache der Kündigung nicht ausreichend beweisen.

Dieses Urteil betont, dass selbst formlose Kündigungen klare und nachvollziehbare Beweise erfordern. Denn im Zweifelsfall wird auf die Aussage des gekündigten Mitarbeiters zurückgegriffen, besonders dann, wenn keine schriftlichen Bestätigungen vorliegen.

Die Praxis der formlosen Kündigungen – Risiken, die auf Arbeitgebende zukommen

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In der Praxis sind Kündigungen via Telefon, WhatsApp oder in informellen Gesprächen nicht unüblich. Besonders in kleinen und mittleren Unternehmen, in denen persönliche und direkte Kommunikationswege oft als effizienter und unkomplizierter angesehen werden, entstehen so rechtliche Grauzonen.

Doch dieser vermeintlich flexible Umgang kann gravierende Folgen haben. In einer heiklen Situation, wie etwa einem Streitfall über die Rechtmässigkeit oder den Zeitpunkt der Kündigung, stehen Arbeitgeber dann ohne jeglichen Nachweis da – und riskieren teure Lohnnachzahlungen.

Beispiel aus dem Alltag

 

Ein Produktionsleiter kündigt einem Mitarbeiter während eines lockeren Gesprächs in der Werkstatt. Der Mitarbeiter zeigt sich zwar verständnisvoll, doch Wochen später beginnt er eine Klage gegen den Arbeitgeber. Der Grund? Es gibt keinen schriftlichen Beweis dafür, dass er tatsächlich gekündigt wurde. Der Produktionsleiter dachte, das mündliche Einverständnis des Mitarbeiters sei ausreichend – ein fataler Fehler, der letztlich hohe Kosten für das Unternehmen zur Folge hatte. Ein ähnliches Szenario kann bei informellen Telefonaten oder E-Mails entstehen, in denen Arbeitgeber den Fehler machen, die Kündigung nicht ausdrücklich und schriftlich zu dokumentieren.

Lehren aus dem Bundesgerichtsurteil: Dokumentation als Schlüssel

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Das Bundesgerichtsurteil stellt unmissverständlich klar: Die Beweislast für die Kündigung liegt beim Arbeitgeber. Es reicht also nicht, dass ein Arbeitgeber die Kündigung ausspricht; vielmehr muss er im Falle eines Rechtsstreits auch belegen können, dass der Arbeitnehmer die Kündigung erhalten und verstanden hat.

Ohne schriftliche Bestätigung ist es jedoch nahezu unmöglich, dies zu beweisen. Das Gesetz lässt mündliche Kündigungen zwar grundsätzlich zu, jedoch nur unter der Bedingung, dass der Kündigungswille eindeutig und nachvollziehbar dokumentiert wird. Ein schlichtes ‚Ich habe das doch am Telefon gesagt‚ reicht vor Gericht nicht aus.

Lösung: Die Expertise eines Profis für heikle Kündigungen

Die Konsequenz aus diesem und ähnlichen Fällen ist klar: Arbeitgeber sollten die Risiken informeller Kündigungen nicht unterschätzen. Gerade in heiklen Fällen, wie etwa bei Mitarbeitern, die innerhalb der Probezeit gekündigt werden oder wenn persönliche Beziehungen zu Mitarbeitenden eine Rolle spielen, kann der Mangel an schriftlichen Nachweisen zu erheblichen Schwierigkeiten führen.

Hier kommt die Expertise von Spezialist:innen wie Claudia Scherrer ins Spiel, deren Erfahrung im HR und Arbeitsrecht Arbeitgebern dabei hilft, solche Kündigungen rechtssicher und sauber zu dokumentieren. Auf ihrer Webseite www.claudiascherrer.com finden Unternehmen wertvolle Ressourcen und Beratungsangebote, die darauf ausgerichtet sind, heikle Situationen wie formlose Kündigungen zu vermeiden und für rechtliche Sicherheit zu sorgen.

Präventive Massnahmen für Unternehmen

Um formlose Kündigungen und die damit verbundenen Risiken zu vermeiden, empfiehlt sich ein systematischer und klar dokumentierter Kündigungsprozess, der für alle Beteiligten transparent ist. Ein solcher Prozess könnte folgende Schritte umfassen:

1. Schriftliche Bestätigung jeder Kündigung – Unmittelbar nach einer mündlichen Kündigung sollte diese per E-Mail oder Brief dokumentiert und an den Mitarbeitenden gesendet werden.
2. Zeugen bei der Kündigung – In manchen Fällen kann es hilfreich sein, eine zweite Person als Zeugen hinzuzuziehen, besonders bei Kündigungen, die telefonisch oder persönlich ausgesprochen werden.
3. Kündigung per Post senden – Eine Kündigung, die per eingeschriebenem Brief versendet wird, bietet eine rechtssichere Zustellbestätigung und beugt möglichen Streitigkeiten vor.

Fazit: Mehr Sorgfalt, weniger Risiko

Die Kündigungsexpertin Claudia Scherrer weiss Bescheid. Klicken Sie auf das Bild für mehr Infos.

Das Bundesgerichtsurteil macht deutlich, dass Unternehmen im Umgang mit Kündigungen auf eine sorgfältige Dokumentation achten müssen. Besonders in Fällen, in denen eine Kündigung informell und ohne schriftliche Bestätigung erfolgt, stehen Arbeitgeber in einem späteren Streitfall ohne Beweis da und müssen sich auf die Aussagen ihrer (ehemaligen) Mitarbeitenden verlassen. Die Kosten für eine Lohnnachzahlung und Gerichtskosten können hoch ausfallen – ganz zu schweigen vom Imageschaden, den ein solches Verfahren nach sich ziehen kann. Die Expertise von Fachleuten wie Claudia Scherrer kann hier den Unterschied machen. Durch die Beratung und Unterstützung von Expert:innen im Bereich HR und Arbeitsrecht werden Kündigungsprozesse nicht nur rechtssicher, sondern auch effizient gestaltet. Ein gezieltes, von Profis begleitetes Vorgehen hilft, rechtliche Risiken zu minimieren und sorgt dafür, dass Unternehmen auch in heiklen Situationen handlungsfähig bleiben.

Hier geht es direkt zum Bundesgerichtsurteil (auf italienisch)