Unterbrechungen am Arbeitsplatz sind allgegenwärtig und zählen zu den grössten Herausforderungen für konzentriertes und produktives Arbeiten. Viele Beschäftigte geben an, dass ständige Störungen ihren Arbeitsfluss erheblich beeinträchtigt. Oft gehen diese Unterbrechungen von Kolleg:innen aus, die sich dessen nicht bewusst sind.

Doch wie können Sie respektvoll Grenzen setzen und gleichzeitig die Zusammenarbeit aufrechterhalten? Im Folgenden finden Sie zehn praktische Vorschläge, die Ihnen helfen, Unterbrechungen zu minimieren und eine Kultur der Wertschätzung und Effizienz im Büro zu fördern.

Die schädlichen Auswirkungen von Unterbrechungen

Jede Unterbrechung – sei es das plötzlich klingelnde Telefon, der Kolleg:in, der oder die wissen will, was es zum Mittagessen gibt, oder die Benachrichtigung über eine neue E-Mail – hat negative Folgen. Untersuchungen zeigen, dass es durchschnittlich mehr als 20 Minuten dauert, bis man nach einer Unterbrechung wieder in den ursprünglichen Arbeitsfluss zurückfindet. Dies führt nicht nur zu sinkender Produktivität, sondern auch zu einer verminderten Arbeitsqualität und erhöhten Frustration.

Externe Störquellen

Externe Unterbrechungen treten unerwartet von aussen auf. Sie können durch Teammitglieder, Vorgesetzte oder auch durch technische Störungen verursacht werden. Diese Art der Unterbrechung zwingt Sie, Ihre Aufmerksamkeit von der aktuellen Aufgabe abzuwenden und sich einem neuen Problem zu widmen. Das ständige Umschalten zwischen Aufgaben führt jedoch häufig zu Stress und sinkender Effizienz.

Selber verursachte Störquellen

Interne Unterbrechungen sind jene, bei denen Sie selbst entscheiden, die Arbeit zu unterbrechen. Dazu gehören bewusste Pausen oder Ablenkungen wie der Drang, kurz auf das Smartphone zu schauen. Obwohl solche Unterbrechungen geplant erscheinen, führen sie oft zu denselben negativen Folgen wie externe Störungen: Die Konzentration leidet und die Produktivität sinkt.

10 Vorschläge zur Reduzierung von Unterbrechungen

Um die Problematik der ständigen Unterbrechungen zu bewältigen, ist es entscheidend, sowohl vorbeugende Massnahmen zu ergreifen als auch eine professionelle Kommunikation zu etablieren. Hier sind zehn wirksame Vorschläge, die Ihnen helfen, Unterbrechungen zu reduzieren und Ihre Arbeitsumgebung langfristig zu verbessern:

1. Teambesprechungen nutzen, um klare Erwartungen zu schaffen

Ein offenes Gespräch im Team kann unerwartet viel bewirken. In regelmässigen Meetings sollte das Thema ‘Unterbrechungen’ angesprochen werden. Hierbei ist es wichtig, nicht einzelne Personen zu kritisieren, sondern allgemeine Situationen zu diskutieren. Durch gemeinsame Vereinbarungen von ‘ununterbrochenen Zeitfenstern“ können alle Beteiligten fokussiert und produktiv arbeiten. Diese Vereinbarungen schaffen Klarheit und reduzieren künftige Missverständnisse.

2. Gezielte Zeiten für ununterbrochene Arbeit festlegen

Planen Sie bewusst Zeiten ein, in denen Sie sich vollkommen ungestört Ihrer Arbeit widmen können. In diesen Phasen sollten Sie weder E-Mails beantworten noch Anrufe entgegennehmen. Kommunizieren Sie diese Zeiten klar an Ihr Team und Ihre Vorgesetzten, um Verständnis zu schaffen. Ein visuelles Signal, wie etwa ein Schild oder das Schliessen der Bürotür, kann ebenfalls dazu beitragen, dass andere Ihre Konzentrationszeiten respektieren.

3. Kommunikationsregeln etablieren

Eine klare Regelung, wann und wie man Sie unterbrechen darf, kann Wunder wirken. Arbeiten Sie mit Ihrem Team eine Reihe von Kommunikationsrichtlinien aus, die den Austausch effizienter gestalten. Beispielsweise könnte die E-Mail als bevorzugter Kanal für Anfragen dienen, während dringende Anliegen persönlich oder telefonisch geklärt werden. So wird der Kommunikationsfluss strukturiert und Unterbrechungen werden reduziert.

4. Anfragen bündeln (‘Batching’)

Anstatt jede eingehende Anfrage sofort zu beantworten, sollten Sie Anfragen sammeln und gebündelt bearbeiten. Dieser Ansatz hilft Ihnen, Ihren Arbeitsfluss aufrechtzuerhalten und Ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Durch ‘Batching’ gewöhnt sich Ihr Team daran, dass Sie nicht jederzeit verfügbar sind, was die Anzahl der Unterbrechungen deutlich reduziert.

5. Offene und direkte Kommunikation fördern

Sollte es eine bestimmte Person geben, die Sie regelmässig unterbricht, sprechen Sie das Problem professionell an. Nutzen Sie die Ich-Perspektive, um klarzustellen, wie die Unterbrechungen Ihre Arbeit beeinflussen, und suchen Sie gemeinsam nach einer Lösung. Beispielsweise könnten Sie vorschlagen, feste Zeiten für Fragen zu vereinbaren. Dies verhindert Missverständnisse und fördert einen respektvollen Umgang.

6. Tieferes Verständnis für Arbeitskolleg:innen entwickeln

Manchmal unterbrechen Arbeitskolleg:innen nicht aus böser Absicht, sondern aus Langeweile oder Unsicherheit. Nutzen Sie Pausen, um besser zu verstehen, warum die betreffende Person immer wieder Unterbrechungen initiiert. Ein tieferes Verständnis kann helfen, das Verhalten zu verändern, und Sie können gleichzeitig subtil auf die Bedeutung ungestörter Arbeitszeit hinweisen.

7. Ruhezonen schaffen

Ein ruhiger Arbeitsplatz kann Ihnen helfen, sich besser zu konzentrieren. Schaffen Sie eine Umgebung, die Sie in Ihrem Fokus unterstützt. Das Tragen von Geräuschunterdrückungskopfhörern, das Aufstellen eines ‘Bitte nicht stören’-Schildes oder das Schliessen der Tür sind starke Massnahmen. Durch die Etablierung solcher Ruhezonen signalisieren Sie klar, dass Sie nicht gestört werden möchten. Zusätzlich können gezielte Pausen und Rückzugsorte im Büro helfen, Stress zu vermeiden.

8. Effiziente Delegation von Aufgaben

Wenn Sie merken, dass Sie häufig wegen kleinerer Aufgaben unterbrochen werden, sollten Sie in Erwägung ziehen, Verantwortung zu delegieren. Weisen Sie Ihre Arbeitskolleg:innen darauf hin, dass es bestimmte Ansprechpersonen für verschiedene Anliegen gibt. Dadurch wird nicht nur die Anzahl der Unterbrechungen verringert, sondern auch Ihr eigenes Arbeitspensum sinnvoll reduziert.

9. Strategisches Meiden von Unterbrecher

Sollten andere Massnahmen keine Wirkung zeigen, kann es hilfreich sein, Ihre Zeit so zu planen, dass Sie möglichen Unterbrechungen bewusst aus dem Weg gehen. Finden Sie heraus, wann Sie am produktivsten sind, und passen Sie Ihre Arbeit so an, dass Sie in diesen Zeiten ungestört arbeiten können. Auf diese Weise können Sie Ihre Produktivität maximieren, ohne sich ständig gestört zu fühlen.

10. Unterbrechungen als Chance für Mikropausen nutzen

Manche Unterbrechungen lassen sich schlicht nicht vermeiden. Nutzen Sie diese Gelegenheiten jedoch bewusst als kleine Pausen, um sich zu dehnen, kurz aufzustehen oder einige Schritte zu gehen. Solche Mikropausen können nicht nur Ihre Konzentration fördern, sondern auch Ihre körperliche und geistige Gesundheit positiv beeinflussen. Wichtig ist, dass Sie nach der Unterbrechung klar kommunizieren, dass Sie danach ungestört weiterarbeiten möchten.

Professioneller Umgang, wenn Sie selbst unterbrechen müssen

Auch Sie werden sich gelegentlich in der Situation befinden, Arbeitskolleg:innen unterbrechen zu müssen. Gehen Sie dabei respektvoll vor. Bereiten Sie sich gut vor und stellen Sie sicher, dass der Zeitpunkt angemessen ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Anfrage klar und präzise formuliert ist. Nach der Unterbrechung können Sie sich für die Zeit und die Hilfe bedanken – das schafft eine positive Arbeitsatmosphäre und zeigt Wertschätzung.

Schlussfolgerung

Unterbrechungen am Arbeitsplatz sind unvermeidlich, aber mit den richtigen Leitplanken lassen sie sich auf ein Minimum reduzieren. Ob durch klare Kommunikation, das Schaffen von Rückzugsräumen oder das bewusste Setzen von Grenzen – Sie haben es in der Hand, wie Sie mit ständigen Störungen umgehen. Indem Sie einen respektvollen, aber bestimmten Umgang pflegen, tragen Sie zu einer produktiveren und harmonischeren Bürokultur bei.