Inmitten des erbitterten ‘War of Talents’ und des Fachkräftemangels, der die Rekrutierungswelt in Atem hält, hat eine entscheidende Phase zunehmend an Bedeutung gewonnen: das Pre-Onboarding.

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Diese Phase, die den Zeitraum von der Vertragsunterzeichnung bis zum tatsächlichen Stellenantritt umfasst, ist oft von einer unterschätzten Komplexität geprägt. In Zeiten, in denen es von der Annahme eines Jobangebots bis zum ersten Arbeitstag mehrere Wochen oder sogar Monate dauern kann, erhebt sich die Frage: Was geschieht eigentlich in der Zwischenzeit? Springt der Neuzugang doch noch im letzten Augenblick ab? was kann man dagegen tun?

Die Antwort liegt nicht nur in der administrativen Vorbereitung. Vielmehr steht die Herausforderung im Raum, wie Unternehmen die frisch gewonnenen Talente halten können, ohne dass diese das Interesse verlieren oder sich gar für einen anderen Weg entscheiden.

Die Lösung dieses Dilemmas liegt in einem sorgfältig ausgearbeiteten Pre-Onboarding-Prozess, der darauf abzielt, eine emotionale Verbindung zwischen neuen Mitarbeitenden und dem Unternehmen zu schaffen, lange bevor diese offiziell ihre Positionen antreten.

Die Wichtigkeit dieser Phase kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. In einer Zeit, in der Talente mehr Optionen denn je haben und Unternehmen um die besten Köpfe wetteifern, ist der erste Eindruck absolut entscheidend. Das Pre-Onboarding bietet eine einzigartige Chance, genau diesen Eindruck zu gestalten.

Durch gezielte Massnahmen wie regelmässige Kommunikation, das Versenden von Willkommenspaketen oder das Einladen zu Firmenveranstaltungen, noch bevor der eigentliche Arbeitsbeginn stattfindet, können Unternehmen eine Bindung aufbauen, die sowohl die Vorfreude steigert als auch eine frühe Loyalität fördert.

Darüber hinaus ermöglicht das Pre-Onboarding eine sanftere Integration in das Team. Indem neue Mitarbeitende vor ihrem ersten Tag zu Teamveranstaltungen eingeladen werden, können sie bereits erste Kontakte knüpfen und sich ein Bild von der Unternehmenskultur machen. Dies trägt nicht nur dazu bei, das Eis zu brechen, sondern verringert auch die Nervosität, die mit neuen Anfängen verbunden ist, und fördert ein Gefühl der Zugehörigkeit von Anfang an.

Es bedarf jedoch einer Portion Kreativität, um diese Phase effektiv zu gestalten. Standardisierte E-Mails und generische Willkommenspakete reichen nicht aus, um sich in einem hart umkämpften Markt hervorzuheben.

Stattdessen sollten Unternehmen nach innovativen Wegen suchen, um Interaktion und Engagement zu fördern, sei es durch virtuelle Meet-and-Greets, personalisierte Video-Botschaften von zukünftigen Teamkollegen oder interaktive Online-Plattformen, die Einblicke in das Unternehmen bieten.

Was gibt es für praktische Massnahmen, um neue Mitarbeitende, die den Arbeitsvertrag unterschrieben, aber noch nicht angefangen haben und sich nach wie vor in einem instabilen Schwebezustand befinden?

Hier ein paar konkrete Vorschläge, um Neuzugänge bei Laune zu halten:

1. Virtuelle Büroführungen: Noch vor dem ersten Arbeitstag können neue Mitarbeitende durch virtuelle Realität oder Videoanrufe eine Tour durch das Büro erhalten. Diese Führungen können von zukünftigen Teamkolleg:innen geleitet werden, um eine persönliche Note hinzuzufügen und erste Bindungen zu schaffen.
2. Mentorenprogramme: Die Zuweisung eines Mentors, Paten, ‘Götti’ oder ‘Gotte’ aus demselben Arbeitsbereich kann neuen Mitarbeitenden helfen, sich schneller einzuleben. Regelmässige Check-ins und informelle Treffen (virtuell oder persönlich) vor dem offiziellen Start können Ängste abbauen und Fragen klären.
3. Interaktive Einführungsplattform: Eine speziell entwickelte Plattform, auf der neue Teammitglieder Zugang zu Unternehmensgeschichte, Kultur, Mission und Werten erhalten, fördert das Zugehörigkeitsgefühl. Spielelemente (Gamification) können das Lernen über das Unternehmen spannender machen.
4. Pre-Onboarding-Workshops: Veranstaltungen, die speziell für neue Mitarbeitende konzipiert sind und noch vor dem offiziellen Startdatum stattfinden, bieten Gelegenheiten zum ‘Netzwerken’, Lernen und zur Teambildung. Diese können sowohl fachliche als auch kulturelle Themen umfassen.
5. Social Media Gruppen: Die Einrichtung von speziellen Gruppen auf Plattformen wie LinkedIn oder internen Netzwerken ermöglicht es neuen Mitarbeitenden, sich untereinander und mit bestehenden Teammitgliedern auszutauschen. Dies fördert eine Gemeinschaft, noch bevor der erste Arbeitstag begonnen hat.
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   Willkommenspakete mit Firmen-Swag: Senden Sie personalisierte Pakete an neue Mitarbeitende, die Firmenmerchandise wie T-Shirts, Tassen, Stifte und Notizbücher enthalten. Dies kann ergänzt werden durch eine handgeschriebene Begrüssungskarte vom Team oder dem direkten Vorgesetzten, um eine persönliche Note hinzuzufügen.

7. ‘Meet the Team’-Videos: Erstellen Sie kurze Vorstellungsvideos, in denen sich Teammitglieder vorstellen und etwas über ihre Rolle im Unternehmen erzählen. Diese Videos können einen Einblick in das Arbeitsumfeld geben und neuen Mitarbeitenden helfen, sich mit ihren zukünftigen Kolleg:innen bereits vor dem ersten Arbeitstag verbunden zu fühlen.
8. Vorab-Zugriff auf Schulungsressourcen: Geben Sie neuen Mitarbeitenden vorab Zugriff auf Online-Schulungsmodule oder -ressourcen, damit sie sich mit Produkten, Dienstleistungen oder der Unternehmenssoftware vertraut machen können. Dies kann dazu beitragen, das Gefühl der Überwältigung in den ersten Wochen zu verringern.
9. Teilnahme an laufenden Projektdiskussionen: Ermöglichen Sie neuen Mitarbeitenden, bereits vor ihrem offiziellen Start in Projektbesprechungen oder Team-Calls als Beobachter teilzunehmen. Dies bietet Einblicke in aktuelle Projekte und Arbeitsabläufe und erleichtert die spätere Integration in das Team.
10. FAQ-Sessions mit HR: Organisieren Sie virtuelle Frage-und-Antwort-Sessions mit der Personalabteilung, in denen neue Mitarbeitende alle ihre Fragen stellen können, von administrativen Details bis hin zu Unternehmenskultur und Erwartungen. Dies kann entweder in Gruppenformaten oder als Einzelgespräche angeboten werden.
11. Virtuelle Kaffeepausen mit dem CEO oder anderen Führungskräften: Solche informellen Treffen (auch ‘Ask Me Anything’-Sessions genannt) mit der Geschäftsführung können neuen Mitarbeitenden eine Plattform bieten, um das Top-Management kennenzulernen und sich direkt über Vision und Werte des Unternehmens zu informieren.
12. Peer-Buddy-System: Weisen Sie jedem neuen Mitarbeiter einen ‘Peer Buddy’ aus demselben oder einem ähnlichen Arbeitsbereich zu. Dieser Buddy dient als erster Ansprechpartner:in für alltägliche Fragen und hilft dabei, sich im Unternehmen zurechtzufinden.

Diese Beispiele zeigen, dass es viele Wege gibt, das Pre-Onboarding-Erlebnis sowohl informativ als auch einladend zu gestalten. Durch die Nutzung dieser Ideen können Unternehmen eine starke Grundlage für langfristige Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit schaffen.

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